Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z działaniem serwisu moments4you.pl oraz świadczeniem usługi Moments4You — aplikacji z cyfrową galerią zdjęć i filmów z wydarzeń, w tym wesel, urodzin, komunii, studniówek, chrzcin i eventów firmowych — oraz zamawiania pamiątek ze zdjęć.

Dokument dotyczy: osób kontaktujących się z nami przez formularz na stronie, Klientów zamawiających usługę (organizatorów wesela, urodzin lub innego wydarzenia), Gości wydarzenia dodających zdjęcia i filmy do galerii, a także wszystkich odwiedzających stronę moments4you.pl.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest zaraNET Maciej Zaranek, ul. Romualda Reguły 7/32, 33-300 Nowy Sącz, NIP 734-314-91-88.

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się z nami skontaktować: e-mail kontakt@moments4you.pl, telefon 575 805 381.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Osoby kontaktujące się przez formularz: imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), treść zapytania, informacja o wybranym pakiecie oraz dane techniczne związane z obsługą zgłoszenia.
• Klienci (Organizatorzy wydarzeń): dane podane przy zamawianiu usługi i pamiątek (w tym imię i nazwisko, adres do wysyłki, numer telefonu), dane dotyczące wydarzenia (termin, nazwa wydarzenia), adres e-mail do powiadomień o galerii oraz dane logowania do panelu (hasło przechowywane w formie zahaszowanej, nigdy jako czysty tekst).
• Goście wydarzenia: zdjęcia i filmy przesłane do galerii, opcjonalnie imię lub pseudonim podany przy przesyłaniu materiału lub w innych funkcjach (np. życzeniach, RSVP) oraz dane techniczne związane z przesłaniem materiału.
• Dane techniczne zbierane automatycznie: adres IP — wykorzystywany do ochrony przed nadużyciami (limity liczby żądań, wykrywanie botów) oraz zapisywany w dzienniku zdarzeń bezpieczeństwa przy działaniach administracyjnych (logowania, zmiany ustawień, usunięcia); identyfikatory zapisywane w plikach cookies — opisane w sekcji „Pliki cookies” poniżej.

Nie zbieramy danych w zakresie szerszym niż wskazany powyżej — w szczególności nie wymagamy od Gości podawania imienia, adresu e-mail ani innych danych identyfikujących, aby skorzystać z galerii.

4. Cele przetwarzania

• obsługa zapytań i przygotowanie oferty,
• zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usługi,
• utworzenie i utrzymanie galerii wydarzenia, w tym umożliwienie Gościom przesyłania zdjęć i filmów,
• realizacja zamówień pamiątek ze zdjęć (druk, pakowanie i wysyłka),
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz przeciwdziałanie nadużyciom i spamowi,
• moderacja treści przesyłanych przez Gości,
• obsługa reklamacji oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych,
• analiza statystyczna sposobu korzystania z serwisu oraz poprawa jego działania (Google Analytics 4, wyłącznie po wyrażeniu zgody).

5. Podstawy prawne przetwarzania

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz do jej wykonania (obsługa zapytań, realizacja zamówienia, udostępnienie galerii Gościom w ramach wykonania umowy z Klientem);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych administratora (np. przepisy podatkowe i rachunkowe);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, podstawowa analiza statystyczna);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, wyłącznie tam, gdzie jest faktycznie wymagana i wyrażana odrębnie — obecnie dotyczy to cookies analitycznych Google Analytics 4, zgodnie z Twoim wyborem w banerze zgody.

6. Zdjęcia, filmy i materiały dodawane przez Gości

Gość wydarzenia może przesłać zdjęcie lub film do galerii danego wydarzenia bez logowania, na podstawie linku lub kodu QR udostępnionego przez Organizatora wydarzenia.

Przesłane materiały są dostępne dla osób posiadających dostęp do danej galerii (czyli znających jej link lub kod QR) — przede wszystkim dla Organizatora wydarzenia oraz pozostałych Gości tego wydarzenia.

Przechowujemy i udostępniamy przesłane materiały wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania usługi. Nie wykorzystujemy materiałów przesłanych przez Gości do własnych celów marketingowych bez odrębnej, wyraźnej podstawy lub zgody osoby uprawnionej.

Osoba przesyłająca materiał powinna posiadać do niego odpowiednie prawa (np. być jego autorem) i nie powinna przesyłać materiałów bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich.

7. Wizerunek osób na zdjęciach i filmach

Moments4You nie jest stroną relacji pomiędzy Gościem przesyłającym materiał, osobami przedstawionymi na zdjęciu lub filmie a organizatorem wydarzenia.

Osoba przesyłająca zdjęcie lub film powinna respektować prawa osób na nim przedstawionych, w tym przepisy dotyczące ochrony wizerunku — kwestię, czy w danej sytuacji potrzebna jest zgoda na rozpowszechnianie wizerunku, należy oceniać indywidualnie, zgodnie z obowiązującym prawem.

Jeżeli osoba przedstawiona na materiale w galerii nie zgadza się na jego udostępnienie, może zgłosić się do nas na adres kontakt@moments4you.pl z prośbą o jego usunięcie — patrz sekcja „Usuwanie materiału z galerii” poniżej.

8. Treści niedozwolone

Do galerii nie można przesyłać treści bezprawnych, w szczególności: treści pornograficznych, treści przedstawiających seksualne wykorzystywanie dzieci, treści nawołujących do przemocy lub nienawiści, treści naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie osób trzecich, złośliwego oprogramowania oraz spamu.

Organizator wydarzenia (administrator danej galerii) ma możliwość ręcznego przeglądu, ukrycia przed Gośćmi lub trwałego usunięcia każdego materiału w swojej galerii, w każdym czasie.

9. Moderacja treści

Obecnie moderacja treści w galeriach odbywa się wyłącznie w sposób ręczny — serwis nie wykorzystuje automatycznej analizy treści (np. sztucznej inteligencji) do wykrywania niedozwolonych materiałów.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy mechanizm wspierający automatyczne wykrywanie treści potencjalnie naruszających zasady korzystania z usługi, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana. Taki mechanizm nie będzie podejmował samodzielnie ostatecznych decyzji — jego wynik mógłby jedynie skierować materiał do dodatkowej weryfikacji, a osoba, której to dotyczy, zawsze będzie mogła skontaktować się z administratorem pod adresem kontakt@moments4you.pl.

10. Google Analytics 4

Serwis moments4you.pl korzysta z usługi Google Analytics 4 (Google LLC / Google Ireland Limited) do analizy ruchu na stronie i statystyk korzystania z serwisu — np. liczby odwiedzin, przeglądanych podstron czy zdarzeń takich jak wysłanie formularza kontaktowego.

Do Google Analytics 4 nie przesyłamy danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację osoby — w szczególności nie przesyłamy imion, nazwisk, adresów e-mail, numerów telefonu, adresów, treści wiadomości, zdjęć, filmów, kodów QR, haseł, tokenów sesyjnych ani identyfikatorów konkretnego wydarzenia.

Google Analytics 4 zbiera dane tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę w banerze zgody wyświetlanym przy pierwszej wizycie na stronie — domyślnie, do czasu wyrażenia zgody, zbieranie danych analitycznych jest wyłączone. Zasady działania banera opisane są w sekcji „Zarządzanie zgodą” poniżej.

Google Analytics 4 może przesyłać dane do serwerów Google poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA — patrz sekcja „Przekazywanie danych poza EOG” poniżej.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje następujące pliki cookies:

• wedding_session — niezbędny, umożliwia Organizatorowi zalogowanie się do panelu swojego wydarzenia; ważny do 30 dni od zalogowania.
• operator_session — niezbędny, wyłącznie do logowania administratora serwisu do panelu zarządzania; ważny do 7 dni.
• visitor_token — niezbędny (bezpieczeństwo), losowy identyfikator chroniący przed nadużyciami, np. wielokrotnym wysyłaniem tego samego zgłoszenia z jednej przeglądarki; nie zawiera danych identyfikujących osobę; ważny do około 400 dni.
• cookies analityczne Google Analytics 4 (np. _ga) — ustawiane wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze zgody, opisane w sekcji 10 powyżej.

Niezależnie od cookies, w pamięci lokalnej przeglądarki (local storage) zapisywany jest Twój wybór dotyczący zgody na analitykę/marketing oraz — jeśli dodawałeś/dodawałaś zdjęcia do galerii — wpisane wcześniej imię lub pseudonim, aby nie trzeba było go wpisywać ponownie przy kolejnym zdjęciu. Dane w local storage pozostają wyłącznie na Twoim urządzeniu i nie są do nas wysyłane.

12. Zarządzanie zgodą

Serwis wykorzystuje Google Consent Mode — mechanizm, który domyślnie blokuje zbieranie danych analitycznych i marketingowych do chwili podjęcia przez Ciebie decyzji w banerze zgody wyświetlanym przy pierwszej wizycie.

W banerze możesz zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić zgody niezbędne do działania analityki i marketingu albo samodzielnie wybrać kategorie („Analityka”, „Marketing”) w opcji „Zarządzaj”.

Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili — jest ona zapamiętywana w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki.

Kategoria „Marketing” jest obecnie przygotowana technicznie na przyszłość — Moments4You nie prowadzi obecnie kampanii reklamowych ani remarketingowych, więc w praktyce dane w tym zakresie nie są jeszcze wykorzystywane.

13. Okresy przechowywania danych

Zdjęcia i filmy w galerii wydarzenia są dostępne przez okres wynikający z zakupionego pakietu: 6 miesięcy od daty wydarzenia w pakiecie START oraz 12 miesięcy od daty wydarzenia w pakietach PREMIUM i LUXURY.

Po zakończeniu tego okresu materiały są automatycznie i trwale usuwane z naszych serwerów, zazwyczaj w ciągu kilku dni od zakończenia okresu dostępności galerii.

Dane podane w formularzu kontaktowym (zapytanie ofertowe) przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi zapytania i realizacji ewentualnej umowy — nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych).

Wpisy w dzienniku zdarzeń bezpieczeństwa (np. logowania, zmiany w panelu, usunięcia materiałów) są przechowywane niezależnie od galerii wydarzenia, w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i rozliczalności działań administracyjnych.

14. Odbiorcy danych

Dane są przekazywane wyłącznie podmiotom niezbędnym do świadczenia usługi:

• dostawca infrastruktury serwerowej (VPS), na którym działa aplikacja;
• Cloudflare — w zakresie przechowywania zdjęć i filmów (Cloudflare R2) oraz zabezpieczenia formularzy przed botami (Cloudflare Turnstile);
• dostawca skrzynki pocztowej, za pomocą której wysyłana jest korespondencja e-mail (np. odpowiedzi na zapytania z formularza kontaktowego);
• dostawca usług druku fotograficznego (drukarnia realizująca zamówione pamiątki) oraz firma kurierska lub pocztowa — w zakresie danych niezbędnych do wykonania i wysłania zamówienia (np. zdjęcia wybrane do druku, imię i nazwisko, adres, numer telefonu);
• Google LLC — w zakresie usługi Google Analytics 4, opisanej w sekcji 10 powyżej, wyłącznie po wyrażeniu zgody;
• w przypadku korzystania z opcjonalnych przypomnień SMS — dostawca usługi wysyłki SMS.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych innych niż opisane w niniejszej Polityce.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców wskazanych w sekcji powyżej (Google w zakresie Google Analytics 4, a w przypadku korzystania z przypomnień SMS — dostawca tej usługi) może przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

W takich przypadkach podstawą transferu są mechanizmy przewidziane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne oraz — w odniesieniu do Google — uczestnictwo w programie EU-U.S. Data Privacy Framework.

16. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych — w tym usunięcia konkretnego zdjęcia lub filmu z galerii przed upływem okresu jej dostępności,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody w każdym czasie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres kontakt@moments4you.pl.

17. Usuwanie materiału z galerii

Jeżeli chcesz, aby konkretne zdjęcie lub film zostało usunięte z galerii wydarzenia — niezależnie od tego, czy je przesłałeś/przesłałaś, czy jesteś osobą na nim przedstawioną — napisz do nas na adres kontakt@moments4you.pl, podając link do galerii i możliwie precyzyjny opis materiału. Materiał może również samodzielnie i w każdej chwili usunąć Organizator danego wydarzenia ze swojego panelu.

18. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym: szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczenie dostępu do paneli logowaniem i limitami liczby prób, zabezpieczenie formularzy przed botami oraz limity liczby żądań chroniące przed nadużyciami.

Nie ujawniamy szczegółów technicznych infrastruktury, które mogłyby obniżyć poziom bezpieczeństwa serwisu.

19. Dzieci i osoby niepełnoletnie

Usługa Moments4You nie jest ograniczona wiekowo do osób pełnoletnich — galerie wydarzeń (np. wesel, urodzin czy chrzcin) mogą naturalnie zawierać zdjęcia i filmy, na których widoczne są dzieci.

Za udostępnienie zdjęć lub filmów przedstawiających dzieci odpowiada osoba przesyłająca materiał (Gość) — powinna ona zachować szczególną rozwagę i, w razie potrzeby, uzyskać zgodę opiekunów prawnych dziecka. Organizator wydarzenia odpowiada za poinformowanie swoich Gości o zasadach korzystania z galerii.

Usługa nie jest kierowana do dzieci jako samodzielnych użytkowników.

20. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami w funkcjonalności serwisu lub przepisach prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji widoczną na początku dokumentu.